Как писать формальное письмо на английском. Деловое письмо на английском языке. Полезные фразы для деловой переписки на английском

Письмо на английском другу - пример неформальной письменной коммуникации. Несмотря на то, что бумажные письма практически отошли в прошлое, для писем по интернету на английском действуют такие же правила, как и для бумажного письма в неформальном стиле. Да и разве не приятно иметь возможность писать письма на английском другу из дождливой Англии или вообще далекой Австралии?

Особой педантичностью в вопросе стиля писем отличаются британцы. Соединить в одном сообщении элементы и неформального письма - грубейшая ошибка. Ниже рассмотрим, какие можно использовать в письме другу.

• 5 китов письма на английском

В отличие от русского, в английском и прочая информация о получателе и отправителе пишется неотрывно от текста самого письма.

Первый блок - это как раз заголовок в правом верхнем углу, куда входит адрес отправителя . Он пишется от частного к общему, проще говоря, сначала указывается дом, улица, город, затем - страна, а не как в наших письмах, где на первое место выносится название страны. Поэтому заголовок письма может выглядеть так:

21, Dostoyevskogo str.,
Kiev region,
Kiev
Ukraine

Под этой частью пишется дата . Формат может быть как «21 December, 2015», так и «December 27, 2015».

Далее идет приветствие . Если Вы пишете письмо родственнику, то перед его именем можно использовать любой из вариантов: “Dear” или “My Dear”. Перед именем друга всегда ставится “Dear”. Это, кстати, не такая мелочь, как может показаться на первый взгляд. Письмо другу на английском будет отличаться от письма родственнику в таких незначительных на первый взгляд деталях.

Основное сообщение или тело письма тоже состоит из нескольких частей: первое открывающее предложение, само сообщение и завершающее предложение. Ниже мы рассмотрим и переведем несколько возможных вариантов открывающего предложения для неформального письма.

В основном тексте письма излагается его основная суть, само сообщение. Предложения не должны быть длинными и официальными. Здесь можно и нужно использовать сленг, фразовые глаголы, идиомы и усилительные конструкции, в том числе - изменение стандартного порядка слов для выделения определенного слова.

В заключительной части основного текста выражается ваше отношение к другу и ваши дальнейшие ожидания. Например:

Оно же - первая часть подписи, пишется с учетом отношений между вами и адресатом письма. Варианты могут быть самые разные: Yours, Love, Best wishes и так далее. Эта часть традиционно пишется слева под текстом письма. Но иногда встречаются варианты написания с правой стороны. Под этой частью ставится подпись и имя адресанта письма, то есть его отправителя.

• Письмо другу на английском: пример

I"ve just received a letter from you! I am so glad to hear that you have entered the university you wanted! Congratulations to you and to your family. As for me, I’ve started yoga classes two weeks ago. Yoga turned out to be really cool! Of course I can"t do all the asanas that our instructor does but I try, I really try to do my best. If I improve enough, the coach would take me to India to attend authentic yoga courses. By the way, how are your training sessions going? I"ve seen the pics – you are the one true champion! I’m sure you’re up to winning lots of medals this season!

Give my best regards to your mom,

Дорогая Ольга!

Я только что получила твое письмо! Я так рада, что ты поступила в тот университет, в который хотела. Мои поздравления тебе и твоим родным. Что касается меня, я две недели назад начала заниматься йогой. Йога, оказывается, - это очень классно! Разумеется, я не могу выполнить все асаны, которые под силу нашему инструктору, но я стараюсь, очень стараюсь. Если я достаточно продвинусь, тренер сможет взять меня в Индию, чтобы посетить аутентичные курсы йоги. Кстати, как проходят твои тренировки? Я видела фотографии - ты настоящий чемпион! Уверена, что в этом сезоне ты заработаешь много медалей!

Передавай горячий привет своей маме,

Всегда твоя,
Кейт

Итак, ниже мы рассмотрим, что можно, и что нельзя писать в деловых, формальных (Formal) и повседневных, неформальных (informal) письмах (letters):

Что можно использовать в неформальных письмах.

Contractions (сокращения) – имеется в виду сокращенные формы отрицаний и т.д., например didn’t, can’t, I’d like to etc.

Paul doesn’t want to go to California now.

(Пол не желает ехать в Калифорнию сейчас)

She didn’t cook cupcakes.

(Она не приготовила капкэйки)

Idioms (идиомы) – в неформальных письмах можно использовать идиомы и крылатые выражения. Например, hit the books (усердно учиться), sleep like a log (очень крепко спать)…

I’ll sleep over in my friend’s house about a week.

(Почти неделю я поживу у друга)

Phrasal verbs (фразовые глаголы) – имеется в виду глаголы, которые состоят из глагола (verb) и предлога (preposition). Например, give up (сдаваться), shout up (заткнуться) и т.д.

We want to order in some Mexican food.

(Мы хотим заказать какую-то мексиканскую еду)

I’m dressing up for my prom.

(Я наряжаюсь для моего выпускного)

Imperatives (повелительное наклонение) . Также, в неформальных письмах допускается повелительное наклонение.

Don’t write me!

(Не пиши мне!)

(Иди спать!)

Really (на самом деле), very (очень), totally (абсолютно) – в неформальном письме можно спокойно употреблять эти слова.

I can totally agree with your opinion.

(Я могу полностью согласиться с вашим мнением)

We really enjoyed this vacation.

(Мы реально насладились этими каникулами)

On top of it all/To top it all off (Помимо всего этого/чтобы завершить все это) – подобные выражения часто используются в жизни при написании неформальных писем.

On top of it all John also quarreled with me.

(Помимо всего этого, Джон еще и со мной поругался)

Abbreviations (аббревиатуры) – в английском языке существует огромное множество аббревиатур именно для неформальных сообщений и писем. Например, Lol (laugh out loud), RIP (rest in peace) – «покойся с миром» и т.д.

We are hanging out tomorrow in my house. BYOB (bring your own booze/beer) if you’re coming.

(Мы завтра тусим у меня дома. Если приедешь – возьми с собой свою выпивку)

A lot (много), это неформальная, разговорная форма (much) и (mаny).

I’ve got a lot of toys. Let’s go! We will play something!

(У меня есть много игрушек. Пошли! Поиграем во что-то!)

Non Latin based words (никаких слов с латинскими корнями), так как, как правило, это официальные и научные формулировки. Например, слово intelligent (умный/ая), это слово с латинскими корнями и является синонимом более повседневным словам, как – «smart, clever» (умный/ая).

Emma is such a smart girl! She’s only 3 years old, but already can read.

(Эмма такая умная девочка! Ей всего три годика, но она уже умеет читать)

Что можно использовать в формальных письмах.

No contractions (никаких сокращений) – если в неформальных письмах можно, например написать «can’t», то в этом случае, нужно написать полностью, то есть «can not».

I would like to have my tea after 10 minutes, because at that time it will be directly 5 o’clock.

(Я бы предпочел пить свой чай через 10 минут, потому что тогда будет ровно 5 часов дня)

No idioms (никаких идиом) – в деловых письмах нецелесообразно использование подобных выражений.

I tossed and turned last night, so I couldn’t come to work on time.

(Я воротился всю ночь и не мог спать, по этому я не смог вовремя прийти на работу)

Так говорить нельзя! А нужно вот так:

I could not come to work on time, because of my feeling unwell in the last night.

(Я не мог прийти на работу вовремя, из-за моего плохого самочувствия прошлой ночи)

No Phrasal Verbs (никаких фразовых глаголов) – необходимо поменять их более официальными словами.

Our group of scientists discovered (instead of «find out» (вместо «find out»)) this new kind of butterfly.

(Наша группа ученых обнаружила новый вид бабочки)

No imperatives! (Никакого повелительного наклонения!) – это считается некорректно и не допускается в деловых и строгих письмах.

You may send the cargo at your earliest convenience.

(Необходимо, чтобы Вы отправили груз при Вашей ближайшей возможности)

Strongly (очень, настоятельно) – вместо слов «vary, totally, really», необходимо использовать это слово.

I strongly advise to expand the range of goods.

Furthermore, moreover (кроме того, к тому же) – такие формулировки очень подходят к деловому стилю. Используя их – Вы не ошибетесь.

We do not change our position. Moreover, we are going to develop our projects.

(Мы не меняем нашу позицию. Кроме того, мы будем развивать наши проекты)

No abbreviations (Никаких аббревиатур) – если это не названия фирм или организаций, то не надо использовать аббревиатуры. Например, нужно писать «Television» (телевизор), а не «TV».

Our channel will produce new television show.

(Наш канал будет выпускать новое телевизионное шоу)

No «a lot» (никаких «a lot») – необходимо использовать слова «much/many».

Many employees will participate in meetings.

(Многие сотрудники будут участвовать в митингах)

Latin based words (слова с латинскими корнями) – как уже говорилось, это научные и официальные слова.

You are all intelligent gentlemen and you clearly understand what we intend to do.

(Вы все умные джентльмены, и четко понимаете, что мы намерены делать)

Учите английский язык, друзья, и берегите себя!

Форма делового письма на английском - это структура написания официального письма на английском языке.

Какое может быть дело без делового письма? Человеку, который собирается связать свою жизнь с английским языком, рано или поздно придется написать подобное письмо, будь то переписка между соискателем и отделом кадров компании или рутинная деловая переписка между подразделениями фирмы. Для изучающих английский официальное письмо кажется рубиконом, который им никогда не перейти. На самом деле здесь нет ничего сложного. Деловое письмо состоит из коротких ёмких фраз и устойчивых выражений. Чем проще написано письмо, тем лучше.

До сих пор многие официальные письма пересылаются по обычной почте, а не электронной. Их еще называют «snail-mail» (письмо-улитка), чтобы подчеркнуть отличие от e-mail. За исключением некоторых различий в форматировании «бумажные» письма пишутся по таким же требованиям, как электронные. Выбор формата бумаги, отступы и шрифты являются общепринятыми и не имеют отличий, когда речь идет о письме на английском.

1. Любое письмо обычно начинается с адреса отправителя. Это может быть официальный бланк компании - тогда адрес уже находится на нужном месте вместе с логотипом. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и в последнюю очередь – почтовый индекс. Именно в такой последовательности. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма. Если вы указываете домашний адрес (например, отправляя резюме), начните с номера квартиры.

2. Далее следует дата. Если письмо писалось в течение нескольких дней, обозначается дата, когда письмо было закончено. Если вы пишете в американскую компанию, используйте формат: месяц, число, год (May 9, 2011). Англичане предпочитают формат: день, месяц, год (7th of July, 2012).

3. Третьим абзацем является адрес получателя. Всегда предпочтительно адресовать письмо определенному человеку – его имя указывается в начале адреса. Как дань уважения, перед именем ставится сокращение обращения: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или той, чей статус неизвестен). Если вы знаете какое-либо другое звание или титул адресата – вместо предложенных укажите его. Обычно люди не возражают, если указывается звание более высокое, чем реальное. Затем адрес оформляется также, как адрес отправителя (название компании, номер дома и т.д.). И адреса, и дата размещаются по левому краю письма, причем адрес располагается компактно (см. шаблон).

4. Далее следует приветствие и обращение к адресату. Универсальной считается фраза “Dear….,”. “Dear” в данном случае имеет значение «уважаемый». Имя указывается в соответствии с тем, которое было упомянуто в «шапке» письма, с учетом звания. Если вы состоите в продолжительной деловой переписке с человеком, равным по статусу или стоящим ниже вас, допустимо обращение по имени (и даже предпочтительно в американских компаниях) – “Dear Mary”. Если по имени невозможно определить, мужчина это или женщина, постарайтесь уточнить это, позвонив в офис компании, в противном случае используйте полное имя – “Dear Seiko Manoyama”. В случае, если вы пишете нескольким людям, следует обратиться к ним “Dear Sirs”. Обращение представляет собой отдельный абзац. К слову сказать, американцы после обращения не используют запятую – только двоеточие “Dear Mr. White:”

5. В следующем абзаце начинается «тело» письма. Деловая переписка характерна сжатостью. Допустимо небольшое дружественное вступление в 1-2 предложения. Затем – переход к сути. Текст должен быть разбит на небольшие смысловые абзацы, разделенные интервалом.

6. Последний параграф обычно подтверждает идею письма и указывает на необходимость каких-то действий.

7. Прощание также представляет собой отдельный абзац, расположенный через один-два пробела от «тела» письма. Наиболее распространены фразы “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Yours faithfully”, “Best regards”. После любой из этих фраз ставится запятая и делается абзац для подписи. Еще ниже располагаются фамилия и инициалы автора письма печатными буквами. Если после заключительной фразы нет текста, никакие знаки препинания не нужны. Электронное письмо подписать невозможно, поэтому в таком случае дополнительное место оставлять не нужно. Вместо этого добавьте свой номер телефона, электронный адрес и название компании, расположив их ниже имени.

Если копия письма направлена еще какому-либо сотруднику, это следует указать ниже подписи сокращением “cc: JohnSmith”. Если письмо имеет электронную форму, копии не указываются. Приложения к письму обозначаются словом “Enclosure” либо сокращением “Enc: catalog”.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose your cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made of sound wood and are colored with natural paint.

The catalog numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

We offer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalog. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalog

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер

Приложение: каталог

Если вам предстоит написать письмо на английском языке, первое, о чем вы должны задуматься: стиль или регистр написания вашего письма (register ). Как определить регистр? Подумайте о трех аспектах:

Чем меньше вы знаете получателя, тем более официальным должен быть ваш стиль. Существуют такие стили написания писем на английском языке: формальный (formal ) и неформальный (informal ). Выделяют также полуформальный или нейтральный (semi-formal or neutral ) стиль, но по своему характеру он ближе к формальному. Некоторые авторы выделяют следующие стили в зависимости от типа общения, адресата и языковых средств:

Формальный стиль присущ документам (например, юридическим), деловым письмам высокого уровня, в формальном стиле соблюдаются все правила пунктуации и грамматики. Полуформальный стиль используется для деловой переписки, профессионального общения. Так как автор и получатель письма, как правило, занятые деловые люди, письма этого стиля конкретны, сосредоточены на фактах и включают стандартный, шаблонный язык. И, наконец, неформальный стиль характерен для переписки друзей, общения в соцсетях. Он подразумевает использование разговорный выражений, сокращений, правила грамматики и пунктуация соблюдаются не всегда.

Однако это лишь общие различия между стилями. В этой статье мы рассмотрим более принципиальные отличительные особенности, которые помогут вам писать качественные письма на английском языке.

1. Лексика

Если сравнивать два одинаковых по содержанию, но написанных в разных стилях письма, то неформальное письмо будет короче. Знаете почему? Потому что формальный стиль предполагает использование более длинных слов, слов латинского происхождения. В отличие от неофициального стиля, фразовые глаголы практически не используются в официальном стиле, кроме тех, что нельзя заменить более длинным эквивалентом. То же самое касается существительных: если при написании официального письма у вас есть выбор между коротким словом и длинным - выбирайте то, что длиннее.

Давайте рассмотрим некоторые отличия формальной и неформальной лексики:

2. Использование пассивного залога

В неофициальном стиле написания писем использование активного залога преобладает над использованием . Неофициальные письма более персонифицированы, в то время, как формальные письма и документы говорят о фактах. Рассмотрим это на примерах:

I invite you to come to my party Friday evening. - Я приглашаю вас прийти на мою вечеринку в пятницу вечером.
You are invited to attend annual conference. - Вы приглашены посетить ежегодную конференцию.

The teacher told us to complete the test papers. - Учитель сказал нам закончить тестовые задания.
The students were told to complete the test papers. - Студентам сказали закончить тестовые задания.

The camera you delivered to me yesterday is broken. - Камера, которую вы мне доставили вчера, разбита.
The camera which was delivered to me yesterday is flawed. - Камера, которая была доставлена вчера, бракованная.

В каждой паре предложений первое относится к неофициальному регистру. Как вы можете заметить, каждое второе предложение, изложенное в официальном стиле, повествует о фактах и звучит более нейтрально и формально.

3. Обращения и стереотипы

Характерный признак неофициального стиля - обращения от первого лица, использование I : I am sorry ..., I think ... и так далее. В то время как официальные письма строятся на основе клише, стандартных фраз делового общения. Неофициальный стиль дает возможность импровизировать, а формальный стиль - более стереотипный.

I am sorry for my being late. - Я извиняюсь, что опоздал.
We apologize for the delay. - Мы приносим свои извинения за задержку.

I am glad to tell you that I am coming soon. - Я рад сообщить вам, что я скоро приезжаю.
We take pleasure in informing you about our forthcoming visit. - Мы с радостью информируем вас о нашем предстоящем визите.

Типичным для официального стиля является использование местоимения we . Когда представитель одной компании пишет письмо в другую компанию, письмо пишется не от первого лица единственного числа (I ), а от первого лица множественного числа (we ).

4. Сленговые выражения

Сленговые выражения отсутствуют в официальном стиле, их там попросту нет. То же самое касается большинства идиоматических выражений. Формальный стиль - это язык конкретики и деловой лексики, поэтому употребление сленга недопустимо, это признак непрофессионализма и неуважения к получателю:

He wrote us about stuff. - Он нам написал про много всякой ерунды.

He sent us information on the question. - Он отправил нам информацию по этому вопросу.

5. Сокращения

Неформальный стиль наряду со сленговыми выражениями допускает использование сокращенных форм глаголов to be, have, has, would, will и других: I"m, we"ve, he"s и так далее. В официальном стиле не используются никогда, все формы необходимо писать полностью: I am, we have, he is, they will, she would и так далее.

6. Конкретные обращения и безличные конструкции

В письмах неофициальных, к другу, например, мы обращаемся к конкретному человеку, называя его по имени в своем письме. Официальные же письма безличны, они ни к кому не обращены, имя адресата не используется в основной части письма, только в начале. Императивные конструкции в официальных письмах и документах заменяются пассивными, то есть вы не даете указания, а формулируете правило:

If you have questions, feel free to ask me. - Если у вас будут вопросы - не стесняйтесь связаться со мной.

You will be contacted for further information. - С вами свяжутся для дальнейшей информации.

7. Согласование идей

Даже союзы формального и неформального стиля имеют свои отличия. В неформальном общении мы используем привычный набор фраз и выражений, чтобы объединить свои идеи. Большинство из них короткие: and, but, also, because . Союзы, которые употребляются в формальном регистре, как правило, длинные слова или фразы. Рассмотрим таблицу и сравним некоторые из них:

Слово also в качестве союза следует избегать в формальном стиле, но вполне допустимо использовать, если оно относится к глаголу (в конструкциях или инверсированных предложениях):

Also see the agenda attached. - Также ознакомьтесь с вложенным планом мероприятий.

Also covered accommodation expenses. - Также возмещены расходы на проживание.

Как видите формальный и неформальный стили в английском в корне отличаются друг от друга. Основные отличительные особенности, это:

• лексика
• грамматика, использование активного и пассивного залога
• использование фразовых глаголов, сленговых выражений
• использование шаблонов речи, клише
• употребление сокращенных форм
• согласование идей

Таким образом, приступая к написанию письма на английском языке, помните о различиях регистров, следите за лексикой, грамматикой, другими языковыми средствами, чтобы ваше письмо было выдержано в одном стиле.

Если вам понравился данный материал, делитесь вашими отзывами и подписывайтесь на наши обновления

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику. Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ. Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

• Sender ["sendə] (от слова send - отправлять) - отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от) в шапке письма.
• Reсeiver (от слова receive - получать) - получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to . Также используются слова addressee [ˌædre"siː] и recipient .
• Subject ["sʌbʤekt] - тема письма.
• Signature ["sɪgnəʧə] - подпись отправителя.
• Importance option [ɪm"pɔːt(ə)n(t)s] - пометка о важности письма.
• Attachment [ə"tæʧmənt] - вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму).
• СС (carbon copy) - копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
• BCC (blind carbon copy) - невидимая копия, "слепая копия". Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.

Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.

На английском роль приветствия играет слово Dear , но в этом контексте оно переводится не как "дорогой", а как "уважаемый":

Dear Mr Smith,
Dear Sally,

В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:

Dear Sir or Madam,

Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:

Dear all,
Dear team,
Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале. Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, ... (Искренне ваш, ...). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam , то окончанием будет Yours faithfully, ... (Искренне ваш, ...). Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже.

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать .

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose ):

We wish to inform you of (our new discounts). - Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках).

I am writing in reply to (your advertisement). - Я пишу в ответ (на ваше объявление).

I am writing concerning (your latest statement). - Я пишу в связи с (вашим последним заявлением).

I am writing with regard to (the latest news). - Я пишу в связи с (последними новостями).

I am writing to remind you about (the meeting next Monday). - Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).

I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). - Я пишу вам в связи (с возросшей популярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know .... - Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать...

In reply to (your e-mail), I am sending you information. - В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.

I refer to (your last phone call). - Я ссылаюсь на наш недавний телефонный разговор.

We understood from your letter that (you are going to organise a trade fair). - Как мы поняли из вашего письма, (вы собираетесь организовать выставку-продажу).

We were glad to receive your (invitation). - Мы рады получить (приглашение от вас).

Further to our (e-mail from 1st May), I would like to (send you the agenda). - В дополнение к (нашему письму от первого мая), я хотел бы (отправить вам программу работы).

I would like to apologize for (the delay in delivery). - Я хотел бы принести извинения за задержку с доставкой.

I am writing to you in response to (your enquiry). - Я пишу в ответ (на ваш запрос).

В случае, если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению или от лица коллектива, используйте фразу On behalf of... :

I am writing on behalf of the association of shareholders. - Я пишу вам от имени ассоциации акционеров.

On behalf of Mr Black, I you to take part in our annual conference. - От лица мистера Блека, я хотел бы пригласить вас принять участие в нашей ежегодной конференции.

После того, как написано приветствие и цель, вам необходимо переходить непосредственно к основной части (body, main part ). В зависимости от цели вашего письма будет различаться структура и выбор средств написания его основной части. Выделяют следующие функции деловых электронных писем:

• Inviting - приглашение
• Apologizing - извинение
• Informing - информирование
• Requesting/ Enquiry - запрос
• Complaining - жалоба
• Thanking - благодарность и другие

Каждый тип письма имеет свою структуру, специальную лексику и набор фраз. На страницах нашего сайта мы будем рассматривать особенности составления и написания каждого из вышеперечисленных типов деловых писем, так что следите за обновлениями!

Не забывайте разделять основную часть письма на абзацы, используя маркеры:

Firstly, ... - В первую очередь,...
First of all, ... - Прежде всего,...
Secondly, ... - Во-вторых, ...
Thirdly,... - В-третьих, ...
Finally, ... - В заключение, ...

Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть (closing ). Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:

Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony. - Спасибо еще раз за приглашение, я рад, что вы пригласили меня не церемонию.

I appreciate your help. - Я ценю вашу помощь.

I am grateful for your assistance in the project. - Я благодарен за вашу помощь в проекте.

Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помощь, консультацию:

Please, contact me if you need further information. - Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.

Feel free to contact me if you need my help. - Не стесняйтесь связываться со мной, если вам нужна помощь.

You can count on me when you need a consultation. - Вы можете рассчитывать на меня, если вам нужна консультация.

Часто ссылаются на будущий контакт и высказывают пожелания по поводу скорейшего ответа:

I am looking forward to your reply. - Я буду ждать вашего ответа.

Please deal with this issue urgently. I expect information from you tomorrow. - Пожалуйста, срочно разберитесь с этим вопросом. Я ожидаю информации от вас завтра.

Если вы высылаете что-либо во вложении, то добавьте пару слов об этом:

See files attached to this message. - Посмотрите файлы во вложении.

I attach the copy of the contract for your consideration. - Я прикрепляю копию контракта для вашего рассмотрения.

You can find the pictures in the attached files. - Вы найдете фотографии во вложении.

Наконец, высказывают определенные надежды (на сотрудничество, на взаимопомощь, на полезность предоставленной информации):

I hope the information was helpful for you. - Я надеюсь, что информация вам пригодилась.

I hope our response has answered your enquiry. - Я надеюсь, что наш ответ прояснил ваш вопрос.

И последняя часть вашего письма - заключительная фраза. Как уже упоминалось ранее, её выбор может зависеть от приветственной фразы. Если ваше письмо очень официальное, то когда вы обращаетесь по имени, то пишите Yours sincerely , а в случае, если вы не знаете имени адресата, тогда - Yours faithfully .

Но существует еще ряд фраз, среднего уровня формальности, которыми заканчивают деловые письма:

Best wishes,
Best regards,
Kind regards,
Sinсerely,
Many thanks,
All the best,

После заключительной фразы ставится запятая, а имя автора письма указывается на следующей строке.

Иногда (особенно на этапе установления контакта) ниже указывают должность и место работы, а также контактные данные (почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты):

Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel.+112233445566
[email protected]

Следите за нашими обновлениями, присоединяйтесь к нам в